Grupo Agrega

O profissional de saúde que vê sua clínica ou consultório se desenvolver e se transformar numa verdadeira empresa precisa conciliar sua atuação como especialista com a necessidade de manter um controle financeiro para o qual não foi preparado.

Apresentarei aqui o mínimo importante para a gestão financeira de qualquer negócio. Com um pouco de organização e disciplina, sua e de eventuais colaboradores, você pode ter em mãos um retrato de suas finanças na hora em que desejar.

São muitas as possíveis funções e ferramentas de controle da área financeira. Dependendo de cada empreendimento, algumas são utilizadas e outras não.

Por favor, não confunda utilizar funções da área financeira com ter gente dedicada a elas. As funções podem ser realizadas por sua secretária, por você ou por qualquer outro colaborador. Ou distribuídas entre vocês.

Mesmo que você não identifique pelos nomes, se você tem um negócio, mesmo individual, é provável que tenha as funções que serão apresentadas aqui:

Contas a Pagar, Contas a Receber e Tesouraria.

Talvez seja necessário apenas estabelecer e seguir algumas rotinas.

Já o Fluxo de Caixa não é uma função e sim uma ferramenta de gestão básica que merece figurar entre os controles mínimos de qualquer negócio. Com as funções citadas organizadas, fica fácil implementá-lo.

Contas a Pagar

Em princípio, ninguém quer deixar de fazer seus pagamentos e em dia. Daí podemos identificar o primeiro importante controle financeiro: o Contas a Pagar.

De uma forma ou de outra, com maior ou menor eficiência, todo mundo tem seu Contas a Pagar, mesmo sem usar este nome. Ele pode estar num pedaço de papel, numa planilha, num software ou até na memória(!). Ele nada mais é do que a relação dos pagamentos que precisam ser feitos.

Minimamente, uma conta a pagar tem:

valor,
data de vencimento e
a que se refere (aluguel, energia etc.).

Mas você pode querer acrescentar mais dados como:

forma de pagamento (dinheiro, débito em conta, etc.),
se já foi paga e
centro de custos a que pertence (?).

Só para não deixar de mencionar, usar centro de custos é uma maneira de alocar os gastos a diferentes áreas ou projetos. Uma clínica multiprofissional pode, por exemplo, querer saber quanto gasta cada uma de suas especialidades para poder calcular resultados separados de cada uma. Ou você pode querer saber quanto custou uma reforma criando um centro de custos para ela e registrando no lançamento das suas despesas.

De forma simples, o Contas a Pagar deve permitir que se veja o que já foi pago, o que está em atraso e o que ainda vai vencer.

Para uma conta entrar no Contas a Pagar, pode haver um critério que confirme se ela realmente deve ser paga. Há contas que podem ser incluídas automaticamente, como aluguel, condomínio, energia etc. Já uma compra de equipamento ou insumo pode requerer um aval de alguém que ateste que o material realmente chegou, está em bom estado e o valor foi realmente o combinado.

Outro detalhe que às vezes pode ser conveniente é saber como a conta deve ser paga. Por exemplo, um pagamento a ser feito através de transferência bancária deve ter os dados necessários levantados com antecedência para não ficar dependendo de obtê-los no dia do pagamento.

As contas que acontecem todo mês (como aluguel, condomínio, energia e outras) devem ter seu tratamento definido. Podem ser lançadas como qualquer outra ou lançadas em um mês posterior cada vez que são pagas. Se elas estiverem sempre lançadas por vários meses, será possível trabalhar com previsões futuras, facilitando a tomada de decisões da gestão.

Contas a Receber

Assim como você não quer deixar de pagar nenhuma conta, também não quer deixar de receber o pagamento de seus serviços, certo? Isto leva ao segundo importante controle financeiro: o Contas a Receber.

Ter um Contas a Receber é, pelo menos, manter uma relação atualizada das entradas previstas de recursos.

Não manter um registro de suas contas a receber pode causar perda de receita por não identificar inadimplências de seus devedores.

O Contas a Receber deve ser capaz de responder às perguntas:

quem pagou?
quem está devendo (e quanto)?
qual foi o faturamento?

De forma semelhante ao Contas a Pagar, o Contas a Receber registra os recebimentos previstos. Tipicamente, no caso de clínicas, ele deve conter, pelo menos:

valor previsto (se houver como prever),
valor recebido (serve para registrar que houve pagamento) e
pagador.

Aqui também pode interessar acrescentar informações como:

forma de pagamento,
data de vencimento,
data de pagamento e
centro de custos a que pertence.

O Contas a Receber costuma ser mais simples que o Contas a Pagar. Não há muitas particularidades a considerar.

Se, no Contas a Pagar, o objetivo é manter todos os pagamentos em dia, no Contas a Receber o objetivo é acompanhar o faturamento e verificar os recebimentos em atraso para aplicar os procedimentos estabelecidos para estes casos.

Tesouraria

Embora o nome muitas vezes nos leve a imaginar uma coisa antiga e ultrapassada, um lugar onde se pagava e recebia dinheiro, Tesouraria é uma função da área financeira que, sim, controla as entradas e saídas de dinheiro, mas que pode ser executada de qualquer lugar e usando recursos bem atuais.

Basicamente, as atividades da Tesouraria são:

fazer os pagamentos de acordo com o Contas a Pagar,
receber ou verificar os recebimentos de acordo com o Contas a Receber e
acompanhar os saldos de recursos.

Saldos de recursos são os saldos de todas as contas bancárias, aplicações financeiras, dinheiro guardado em espécie e cheques recebidos que ainda não entraram em nenhuma conta.

Se o seu consultório, clínica ou outro negócio faz pagamentos e acessa a conta do banco para verificar depósitos de pacientes/clientes, ele possui a função Tesouraria. Se é você pessoalmente quem faz isto, você executa a função. Se é sua secretária, é ela. Se mais de uma pessoa faz, a função está distribuída.

Fluxo de Caixa

Se temos o Contas a Pagar, o Contas a Receber e a Tesouraria, é muito simples montar o Fluxo de Caixa correspondente.

O que é o Fluxo de Caixa?

Fluxo de Caixa é uma ferramenta de acompanhamento das entradas, das saídas e dos saldos ao longo do tempo.

Esse “ao longo do tempo” significa em períodos sucessivos. Os períodos podem ser dias, semanas, meses, trimestres, anos ou o que você achar conveniente. Como é o mais usual, trabalharei aqui com o mês.

Veja: se já temos o que recebemos e o que pagamos em um mês, o total de entradas menos o total de saídas dá o saldo do mês.

ENTRADAS DO MÊS – SAÍDAS DO MÊS = SALDO DO MÊS

Se conhecemos o saldo de caixa no início do mês (aquele saldo de recursos de que falei na Tesouraria) e somamos (ou subtraímos, se negativo) o saldo do mês, temos o saldo no final do mês.

SALDO INICIAL + SALDO DO MÊS = SALDO FINAL

De maneira prática, chamamos de Fluxo de Caixa a planilha elaborada com estas informações ao longo do tempo, isto é, mês após mês.

A planilha de fluxo de caixa mínima tem como linhas:

Saldo de caixa inicial
Total de entradas
Total de saídas
Saldo do mês
Saldo de caixa final

E tem uma coluna com estes dados para cada período (mês).

Observe que o saldo inicial de um mês é o saldo final do mês anterior. Apenas o saldo inicial do primeiro mês do Fluxo de Caixa precisa ser lançado na planilha e é a soma de todos os recursos em poder da empresa ao iniciar-se este mês.

O total de entradas vem do Contas a Receber. É a soma de todos os recebimentos no mês.

O total de saídas é o total de pagamentos efetuados no mês, que vem do Contas a Pagar (respeitados alguns cuidados que veremos em post mais detalhado).

O saldo do período, como já dito, é o total de entradas menos o total de saídas. Representa a diferença entre os recebimentos e os pagamentos no período.

E o saldo final nada mais é do que o saldo inicial mais o saldo do período.

É bom salientar que este modelo, como dito, é mínimo. Outras linhas podem ser acrescentadas:

Contas a Receber e a Pagar podem estar mais abertos (e não apenas com o total),
pode haver uma linha acumulando os saldos dos períodos,
pode ser lançado o saldo real de caixa (para ver se bate com o calculado) etc.

Eu disse que, mesmo que de forma inconsciente, os empreendimentos normalmente possuem Contas a Pagar, Contas a Receber e Tesouraria. Já o Fluxo de Caixa é montado por uma parcela menor de empresas porque ele não é uma exigência natural da operação.

Mas é uma ferramenta extremamente útil!

Uma olhada rápida permite saber se os negócios vão bem ou mal. Se forem mal, será possível tomar medidas antes que faltem recursos.

Podemos verificar se os meses apresentam saldos positivos ou negativos e a tendência dos gastos e das receitas.

Podemos ver se há recursos para cumprir as obrigações do período seguinte sem precisar contar com as entradas.

Ele nos ajuda na definição de políticas de quanto dinheiro deixar de saldo na clínica e de retiradas dos sócios.

Considerações

Conceitos

Repare que ao longo do texto ora eu usei a palavra “pagamentos”, ora “saídas”. É mais correto usar “saídas” porque é mais genérica. Ela engloba todos os recursos que saem da clínica, como, por exemplo, taxas bancárias que são debitadas sem ser necessária nenhuma ação. Usei também “pagamentos”, embora menos adequada, para facilitar a compreensão, já que está mais presente no vocabulário das pessoas.

O mesmo vale para “recebimentos” e “entradas”. A primeira é mais utilizada, mas a segunda é mais correta porque inclui, por exemplo, os créditos de rendimentos de aplicações financeiras.

Mas atenção: o Fluxo de Caixa não mostra o lucro ou prejuízo! Por isto foi usada a palavra saldo. O lucro ou prejuízo é levantado através de apuração de resultados, uma ferramenta contábil.

O Fluxo de Caixa não permite calcular o lucro ou prejuízo porque ele é elaborado no regime de caixa e a apuração de resultados requer regime de competência. A diferença dos regimes demonstra a influência do tempo nos registros contábeis e financeiros.

Por enquanto, a explicação fica por aqui, apenas para enfatizar que o Fluxo de Caixa não mostra o resultado. Haverá mais tarde um post específico sobre regime de caixa e regime de competência.

Planilha ou software?

O tema da escolha da ferramenta tecnológica para gestão da clínica merece um post específico. Mas não posso deixar de mencionar o assunto.

A ferramenta dos relatórios de Contas a Pagar, Contas a Receber e Fluxo de Caixa deve oferecer operações aritméticas, transferências de dados e visibilidade ao longo do tempo.

Claro que um software específico é o mais interessante, SE ELE FOR ADEQUADO PARA VOCÊ!

Planilhas eletrônicas como as do Microsoft Excel® atendem aos requisitos de ferramenta citados. Entretanto, são sujeitas a muitas falhas causadas pelo seu desenvolvimento e por sua operação.

Acrescentar novas linhas de clientes ou pagamentos, por exemplo, e colunas de meses, quando as geradas inicialmente já foram utilizadas, pode não ser trivial para o usuário típico.

É muito frequente também que o usuário, sem querer, digite algo em cima de uma fórmula e desapareça com ela...

Na minha opinião, o gestor de clínica sem um grande volume de entradas e saídas que está se iniciando nos controles financeiros deve começar utilizando planilhas para depois escolher o software que mais lhe convenha. Se não domina planilhas eletrônicas, pode recorrer a terceiros para elaborá-las.

O uso inicial de planilhas, com todos os seus riscos (de correção relativamente fácil), permitirá enxergar melhor os conceitos básicos do controle financeiro, estimar o volume de lançamentos, escolher como agrupá-los, avaliar o uso de centros de custos etc.

Depois, a seleção do software e sua implantação serão mais fáceis e o resultado final bem melhor!

Conclusão

Independentemente do tamanho e de quem vai executar, todo empreendimento deve ter, no mínimo, Contas a Pagar, Contas a Receber, Tesouraria e Fluxo de Caixa no seu controle financeiro.

Estes nomes nem precisam aparecer, mas a essência deles apresentada acima precisa fazer parte das atividades de qualquer negócio, inclusive os sem fins lucrativos.

O “retrato” de suas finanças, que mencionei lá no início, é formado pelos relatórios de Contas a Pagar, Contas a Receber e Fluxo de Caixa.

À medida que você e sua equipe, se tiver, gerem esses relatórios e trabalhem com eles de forma automática e natural, o tempo dedicado será reduzido e você poderá fazer com mais tranquilidade aquilo de que gosta: seus atendimentos.

Usando os relatórios em sua tomada de decisões, você transformará o que chamei de “retrato” num verdadeiro ”painel de controle”!

Cmo conciliar o controle financeiro de sua clínica com as atividades de sua especialidade